在新加坡运营企业时，如何正确保存收入与税务抵扣的票据及其他会计记录，可能是许多公司面临的常见问题。本篇文章将帮助您深入了解会计记录保存的关键性以及新加坡对于记录保存的要求，确保您的企业在合规的同时，也优化财务管理效率。

为什么要重视会计记录的保存

对于所有企业而言，妥善保存会计记录是建立健康财务管理体系的基本要求。以下几点说明了会计记录保存的意义：

1、准确反映企业财务状况：会计记录帮助企业记录并展示财务健康状况，确保企业决策层掌握关键的财务数据。

2、支持财务报告的编制：清晰的会计记录有助于编制公正、准确的财务报表，向投资者和利益相关方提供可靠的信息。

3、合规与审查要求：保持完备的记录是满足新加坡税务局（IRAS）要求的重要部分，有助于避免因合规问题引发的法律风险。

4、防范不当行为：完善的财务记录能够防止欺诈行为，为管理层提供透明的监督机制。

这些记录不仅仅是税务合规的必要条件，也为企业管理层提供了深入了解公司运营的视角，并为未来的决策打下了坚实基础。

新加坡企业需要保存哪些会计记录

根据新加坡税务局（IRAS）的要求，公司必须保留所有与业务交易相关的记录，确保在审查期间可以提供完整的证明文件。这些记录包括：

财务账簿和登记册：记录业务收入、支出、应付款项、资产和负债的会计账簿，如日记账、总账、财务报表等。（通常由我们会计事务所为您编制并保存）

交易证明文件：所有业务相关的文件，包括发票、收据、银行对账单、工资记录、公积金缴款记录等。

公司运营支出相关文件：如销售合同、租赁合同、餐饮发票、交通和差旅费用凭证等，确保记录齐全和准确。

即使公司没有注册消费税（GST），这些记录依然需要妥善保留。而已注册GST的公司还需保留所有的税务发票和货物处置相关的记录，确保符合GST申报要求。

新加坡企业会计记录的保存期限

从2007年1月1日开始，新加坡所有企业需至少保存会计记录五年。

例如，如果公司的财务年度截止于2024年12月31日，那么会计记录需保留至2029年12月31日。对于财务年度不同于12月的公司，保存期限也为五年。

对于已解散或正在清算的公司，公司负责人需确保在解散日期或清算前，妥善保存公司文件，保存期限同样为五年。这一规定适用于所有企业，以确保公司在最终解散时满足法律合规性。

如何在新加坡妥善保存会计记录

企业可以选择不同的存储方式来保存会计记录：

1、实体存储：传统的纸质存储方式，适用于喜欢保留纸质文件的公司。强烈建议在保存时，确保文件在安全、适宜的条件下保存，防止文件丢失或意外损坏。备份是纸质存储的重要措施，以免单一文件损坏导致数据丢失。

2、电子存储：在数字化时代，电子存储提供了更多便利。企业可以将文件扫描保存为电子版本，并在安全系统中存储，避免篡改。电子存储不仅节省了空间，还便于快速查阅，提升了财务管理效率。对于扫描的收据、发票等票据，电子存储方式既符合法律要求，又能减少物理空间的占用。

妥善保存会计记录不仅是企业税务和合规管理的基础，也有助于提升企业的管理水平。通过有效的文件管理，公司可以轻松应对税务审查和法律要求。

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